General Terms and Conditions of Delivery and Business

I. Scope of application

The following General Terms and Conditions shall apply to all orders, quotations, deliveries, and services provided by the photographer, subject to individual agreements.
They shall be deemed to have been agreed upon the client’s acceptance of the photographer’s delivery, service or offer, but no later than the client’s acceptance of the photographic material for publication.
If the client wishes to object to the General Terms and Conditions, this must be declared in writing within three working days. Any deviating terms and conditions of the client are hereby rejected. Deviating terms and conditions of the client shall not apply unless the photographer accepts them in writing.
The General Terms and Conditions shall also apply to all future orders, quotations, deliveries, and services of the Photographer within the framework of an ongoing business relationship, even without express inclusion, unless expressly agreed otherwise.

II. Commissioned productions

Should cost increases occur during production, the photographer shall only notify the client if it becomes apparent that the originally estimated total costs are likely to be exceeded by more than 15%. If the planned production time is exceeded for reasons for which the photographer is not responsible, additional remuneration shall be payable on the basis of the agreed time-based fee or in the form of a reasonable increase in the fixed fee.
Concepts commissioned by the client are independent services that are to be remunerated.
The photographer is authorised to commission the services of third parties, which must be purchased in order to carry out the production, on behalf of, and with the authorisation of and for the account of the client.
The client’s briefing forms the basis for the photographs and calculations to be produced by the photographer. The briefing must be provided by the client to the photographer in full, conclusively and in writing (e.g. as written minutes of a meeting, by email). In the event that the client does not provide the photographer with a written briefing, the pre-production meeting (PPM), any prior email correspondence between the client and photographer, and the photographer’s notes from the PPM and telephone calls shall form the basis for the production of the photographs.
The client or their authorised representatives are required to be present during the production of the photographs and to give their consent to the photographer’s creative concept. The final decision shall rest with the photographer. If neither the client nor their authorised representatives are present at the time of the shooting, the client may not subsequently object to the artistic design of the work. In such a case, each new creation of photographic material shall be remunerated separately.
To the extent that the client has to provide information, objects (e.g. products, goods), permits, etc. necessary for the production of the photographs or to perform other tasks relevant to the production of the photographs themselves (e.g. booking of photo models, locations or catering), the client shall ensure that the delivery, provision, access to locations, arrival of photo models, etc. takes place in good time so that the production of the photographs can begin on time. As soon as the client becomes aware that timely delivery, provision, access to the location, the arrival of models, etc. is not possible, they must notify the photographer immediately. If this results in a delay in the production of the photo shoot and the cause of the delay is within the client’s control, the client shall bear any costs incurred as a result of the delay (e.g. additional hotel accommodation, location days, bookings of models, make-up artists, assistants, rebooking).
The client shall ensure that the persons to be photographed have given their consent to the production and publication of the photographic material. To this end, the client must provide corresponding written releases and make them available to the photographer upon request.
Unless otherwise agreed, the photographer will select the photographs to be presented to the client for approval upon completion of the production.
If no written complaint is received by the photographer within two weeks of delivery of the photographs, the photographs shall be deemed to have been accepted in accordance with the contract and to be free from defects.

III. Image material provided (analogue, digital, moving image)

The General Terms and Conditions apply to all image material (including audio) supplied to the client, regardless of the creative stage or technical form in which it is available.
The copyright-relevant metadata contained in the files must not be altered or deleted by the client. The client must use appropriate technical means to ensure that this data is preserved during any data transfer, any transfer to other data carriers, any reproduction on a screen and any public reproduction.
The client acknowledges that the photographic material supplied by the photographer is a photographic work protected by copyright under Section 2(1) (5) of the German Act on Copyright and Related Rights.
The parties shall agree on the data format of the photographs. If no agreement is made, the photographer may specify a suitable data format. The provision of RAW files requires a separate agreement.
The client may only provide images to third parties for internal business purposes of viewing, selection, and technical processing. The client must treat analogue imagery with care and consideration.
Complaints about the content of the delivery or the content, quality or condition of the photographic material must be made within two weeks of receipt. Otherwise, the photographic material shall be deemed to have been received in good order, in accordance with the agreement and as recorded.

IV. Rights of use

a) Corporate assignments

The client shall only acquire rights of use to the extent contractually agreed (quotation, assignment, framework agreement). If no such agreement has been made, the following shall apply:
Non-exclusive, unlimited time and space usage rights are granted for the client’s print and online media and social media profiles.
The transfer and/or granting of the rights of use acquired by the client to third parties, even if these are group companies or subsidiaries, requires the prior written consent of the photographer. This also applies to any inclusion in and transfer to third party databases. The photographer is entitled to make the granting of consent to the planned use by third parties dependent on the payment of an appropriate licence fee.
The photographer must be credited in all publications.
The image material may not be used by the client or on behalf of the client for the purpose of AI learning and for the creation of new works using artificial intelligence.
Even if the exclusive rights of use are transferred, the photographer retains the right to use their photos themselves or to have them used for self-promotional purposes.

b) Editorial assignments

The client shall only acquire rights of use to the extent contractually agreed (offer, assignment, framework agreement). If no agreement has been made, only a simple right of use shall be granted, for one-time use for the purpose specified by the client and in the publication and in the medium or data carrier specified by the client or resulting from the circumstances of the order placement. Unless otherwise agreed, publication on the Internet or inclusion in digital databases shall be limited in time to the duration of the publication period of the corresponding or a comparable print or online object.
Exclusive rights of use, exclusive media or territorial rights or blocking periods must be agreed separately and require a surcharge of at least 100% on the respective basic fee.
Any use, exploitation, reproduction, distribution, or publication of the photographic material beyond the scope of section IV b) 1 is subject to a fee and requires the prior express consent of the photographer. This also applies to any inclusion in and transfer to third party databases.
Alteration of the photographic material by photocomposing, montage, or electronic means to create a new copyrightable work is permitted only with the prior written consent of the photographer and only if marked [M]. Images may not be copied, photographed, or otherwise used as a motif. The image(s) may not be used by the client or on behalf of the client for the purpose of AI learning or the creation of new works using artificial intelligence.
The client is not authorised to transfer the rights of use granted to them, in whole or in part, to third parties, including to other group companies or subsidiaries. Any use, reproduction or distribution of the image material is only permitted on condition that the copyright notice specified by the photographer is clearly attached to the image in question.
The granting of the rights of use shall be subject to the condition precedent of full payment of all the photographer’s claims for remuneration arising from the contractual relationship in question.
Even if the exclusive rights of use are transferred, the photographer retains the right to use their photos themselves or to have them used for self-promotional purposes and to use their photos for secondary utilisation after the expiry of an agreed blocking period.

V. Liability

The photographer accepts no liability for the infringement of any rights of any depicted trademarks (brands, company designs), persons or objects, unless a signed release form is supplied. The acquisition of rights of use beyond the photographic copyright, e.g. for depicted works of fine or applied art, as well as the obtaining of publication permissions from collections, museums, etc. are the responsibility of the client. The client is responsible for the text and the context resulting from the specific publication.
The client is responsible for the proper use of the images from the time of delivery.
The existence and/or possibility of re-delivery of the data is not the responsibility of the photographer.
The photographer’s liability for damages shall be limited to the fee for the order in question. The parties reserve the right to prove that higher, lower or no damages have been incurred.

VI. Fees and payment

The agreed fee applies. If no fee has been agreed, the fee shall be determined in accordance with the current overview of fees for image utilisation rights of the Mittelstandsgemeinschaft Foto-Marketing (MFM). The fee is subject to VAT at the applicable rate.
Unless otherwise agreed, the agreed fee shall cover the one-off use of the photographic material for the agreed purpose in accordance with Clause IV b)1.
Costs and expenses incurred as a result of the assignment (e.g. material and laboratory costs, model fees, costs for necessary props, travel costs, necessary expenses) are not included in the fee and shall be borne by the client.
The fee is due on delivery of the material. If a production is delivered in parts, the corresponding partial fee shall be due with the respective delivery. The photographer is entitled to demand payment by instalments for production orders in accordance with the scope of services provided.
The fee in accordance with VI 1 of the General Terms and Conditions shall be payable in full even if the commissioned and supplied photographic material is not published.
Offsetting or the exercise of a right of retention is only permitted against undisputed or legally established claims of the client. Offsetting against disputed counterclaims that are ready for judgment is also permitted.

VII. Sample copies

The client is obliged to send a sample copy (e.g. print, digital file, online link) to the photographer unsolicited and no later than 6 weeks after publication of the photographs.

VIII. Contractual penalty, damages, cancellation fee

In the event of any unauthorised use, reproduction, or disclosure of the photographic material (without the photographer’s consent), a contractual penalty in the amount of twice the usage fee shall be payable for each instance, subject to further claims for damages.
If the copyright notice is missing, incomplete, incorrectly placed or not assignable, a surcharge of 100% of the agreed or customary usage fee will be payable.
If an order is cancelled for reasons for which the client is responsible, a cancellation fee will be charged. If the cancellation is made no later than 7 working days before the agreed date, the cancellation fee shall be 50% of the agreed fee. In the event of later cancellation, the full agreed fee shall be payable, including the fees of any vicarious agent (employees, models, stylists, make-up artists) already engaged.

IX. General rules

The law of the Federal Republic of Germany shall apply as agreed, including for deliveries abroad.
Ancillary agreements to the contract or to these General Terms and Conditions must be in text form to be valid.
The possible invalidity or ineffectiveness of one or more provisions of these General Terms and Conditions shall not affect the validity of the remaining provisions. The parties undertake to replace the invalid provision with a valid provision that comes as close as possible to the intended provision in economic and legal terms.
The place of performance and jurisdiction shall be the photographer’s place of residence if the client is a registered trade

ALLGEMEINE LIEFER- UND GESCHÄFTSBEDINGUNGEN

I. Geltung

Die nachfolgenden allgemeinen Liefer- und Geschäftsbedingungen (im folgenden AGB genannt) gelten, vorbehaltlich individueller Vereinbarungen, für alle von den Fotografinnen durchgeführten Aufträge, Angebote, Lieferungen und Leistungen.
Sie gelten als vereinbart mit Entgegennahme der Lieferung oder Leistung bzw. des Angebots der Fotografinnen durch die Kundinnen, spätestens jedoch mit der Annahme des Bildmaterials zur Veröffentlichung.
Wenn die Kundinnen den AGB widersprechen wollen, ist dieses schriftlich binnen drei Werktagen zu erklären. Abweichenden Geschäftsbedingungen der Kundinnen wird hiermit widersprochen. Abweichende Geschäftsbedingungen der Kundinnen erlangen keine Gültigkeit, es sei denn, dass die Fotografinnen diese schriftlich anerkennen.
Die AGB gelten im Rahmen einer laufenden Geschäftsbeziehung auch ohne ausdrückliche Einbeziehung auch für alle zukünftigen Aufträge, Angebote, Lieferungen und Leistungen der Fotografinnen, sofern nicht ausdrücklich abweichende Regelungen getroffen werden.

II. Auftragsproduktionen

Treten während der Produktion Kostenerhöhungen ein, sind diese erst dann von den Fotografinnen anzuzeigen, wenn erkennbar wird, dass hierdurch eine Überschreitung der ursprünglich veranschlagten Gesamtkosten um mehr als 15 % zu erwarten ist. Wird die vorgesehene Produktionszeit aus Gründen überschritten, die die Fotografinnen nicht zu vertreten haben, so ist eine zusätzliche Vergütung auf der Grundlage des vereinbarten Zeithonorars bzw. in Form einer angemessenen Erhöhung des Pauschalhonorars zu leisten.
Von den Kundinnen in Auftrag gegebene Konzeptionen sind eigenständige Leistungen, die zu vergüten sind.
Die Fotografinnen sind berechtigt, Leistungen von Dritten, die zur Durchführung der Produktion eingekauft werden müssen, im Namen und mit Vollmacht sowie für Rechnung der Kundinnen in Auftrag zu geben.
Das Briefing der Kundinnen bildet die Grundlage für die von den Fotografinnen zu erstellenden Aufnahmen und Kalkulationen. Das Briefing haben die Kundinnen vollständig, abschließend und schriftlich (z. B. als schriftliches Protokoll einer Besprechung, per E-Mail) an die Fotografinnen zu erteilen. Für den Fall, dass die Kundinnen den Fotografinnen kein schriftliches Briefing erteilen, bilden das Pre-Production-Meeting (PPM), der bisherige E-Mail-Verkehr zwischen Kundinnen und Fotografinnen sowie die von den Fotografinnen angefertigten Gedächtnisprotokolle zum PPM und Telefonnotizen die Grundlage für die Anfertigung der Aufnahmen.
Die Kundinnen bzw. von ihnen Bevollmächtigte sind verpflichtet, während der Produktion der Aufnahmen anwesend zu sein und ihre Zustimmung zu der gestalterischen Auffassung der Fotografinnen zu geben. Die Letztentscheidung obliegt den Fotografinnen. Sofern weder die Kundinnen selbst noch Bevollmächtigte bei dem Shooting anwesend sind, kann die künstlerische Gestaltung des Werkes nicht zu einem späteren Zeitpunkt von den Kundinnen abgelehnt werden. In einem solchen Fall ist jede neue Erstellung von Bildmaterial gesondert zu honorieren.
Soweit die Kundinnen für die Produktion der Aufnahmen notwendige Informationen, Gegenstände (z. B. Produkte, Waren), Freigaben etc. zu liefern haben oder sonstige für die Produktion der Aufnahmen relevante Aufgaben selbst übernehmen (z. B. Buchung von Fotomodellen, Locations oder Catering), haben die Kundinnen sicherzustellen, dass die Lieferung, Bereitstellung, der Zutritt zu Locations, die Anreise von Fotomodellen etc. rechtzeitig erfolgt, sodass die Produktion der Aufnahmen pünktlich beginnen kann. Sobald den Kundinnen bekannt ist, dass eine rechtzeitige Lieferung, Bereitstellung, der Zutritt zur Location, die Anreise von Fotomodellen etc. nicht möglich ist, haben sie es den Fotografinnen unverzüglich anzuzeigen. Hat dies eine Verzögerung der Aufnahmeproduktion zur Folge und liegt die Ursache dieser Verzögerung in der Sphäre der Kundinnen, haben sie die durch die Verzögerung entstandenen Kosten (z. B. zusätzlich notwendig gewordene Hotelübernachtungen, Location-Tage, Buchungen von Fotomodellen, Visagistinnen, Assisentinnen, Umbuchungen) zu tragen.
Die Kundinnen sind verpflichtet, dafür Sorge zu tragen, dass die abzubildenden Personen ihre ausdrückliche Einwilligung in die Herstellung und Veröffentlichung des Bildmaterials abgegeben haben. Hierzu haben die Kundinnen entsprechende schriftliche Releases vorzuhalten und den Fotografinnen auf Nachfrage auszuhändigen.
Vorbehaltlich einer anderweitigen Regelung werden die Aufnahmen, die den Kundinnen nach Abschluss der Produktion zur Abnahme vorgelegt werden, durch die Fotografinnen ausgewählt.
Sind den Fotografinnen innerhalb von zwei Wochen nach Ablieferung der Aufnahmen keine schriftlichen Mängelrügen zugegangen, gelten die Aufnahmen als vertragsgemäß und mängelfrei abgenommen.

III. Überlassenes Bildmaterial (analog, digital, Bewegtbild)

Die AGB gelten für jegliches den Kundinnen überlassene Bildmaterial (inkl. Audio), gleich in welcher Schaffensstufe oder in welcher technischen Form es vorliegt.
Die in den Dateien enthaltenen urheberrechtlich relevanten Metadaten dürfen von den Kundinnen weder verändert noch gelöscht werden. Die Kundinnen haben durch geeignete technische Mittel sicherzustellen, dass diese Daten bei jeder Datenübermittlung, bei jeder Übertragung auf andere Datenträger, bei jeder Wiedergabe auf einem Bildschirm sowie bei jeder öffentlichen Wiedergabe erhalten bleiben.
Die Kundinnen erkennen an, dass es sich bei dem von den Fotografinnen gelieferten Bildmaterial um urheberrechtlich geschützte Lichtbildwerke i. S. v. § 2 Abs. 1 Ziffer 5 Urheberrechtsgesetz handelt.
Das Datenformat der Aufnahmen bestimmen die Parteien einvernehmlich. Wird keine Bestimmung getroffen, können die Fotografinnen ein geeignetes Datenformat festlegen. Die Überlassung von RAW-Dateien bedarf einer besonderen Vereinbarung.
Bildmaterial dürfen die Kundinnen an Dritte nur zu geschäftsinternen Zwecken der Sichtung, Auswahl und technischen Verarbeitung weitergeben. Die Kundinnen haben analoges Bildmaterial sorgfältig und pfleglich zu behandeln.
Reklamationen, die den Inhalt der gelieferten Sendung oder Inhalt, Qualität oder Zustand des Bildmaterials betreffen, sind innerhalb von zwei Wochen nach Empfang mitzuteilen. Anderenfalls gilt das Bildmaterial als ordnungsgemäß, vertragsgemäß und wie verzeichnet zugegangen.

IV. Nutzungsrechte

a) Corporate-Aufträge

Die Auftraggeber*innen erwerben Nutzungsrechte nur in dem vertraglich (Angebot, Auftrag, Rahmenvereinbarung) festgelegten Umfang. Wurde keine solche Vereinbarung getroffen, dann gilt Folgendes:

Es werden zeitlich und räumlich unbegrenzte, nichtausschließliche Nutzungsrechte für die Print- und Onlinemedien sowie die Social-Media-Profile der Auftraggeberinnen übertragen.
Die Übertragung und/oder Einräumung der von den Auftraggeberinnen erworbenen Nutzungsrechte an Dritte, auch wenn es sich dabei um Konzern- oder Tochterunternehmen handelt, bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung der Fotografinnen. Dies gilt auch für jegliche Aufnahme in und Weitergabe an dritte Datenbanken. Die Fotografinnen sind berechtigt, die Erteilung der Zustimmung zu der geplanten Drittnutzung von der Zahlung eines angemessenen Lizenzhonorars abhängig zu machen.
Bei jeder Veröffentlichung sind die Fotografinnen als Urheberinnen zu benennen.
Das Bildmaterial darf durch die Kundinnen oder im Auftrag der Kundinnen nicht für KI-Lernzwecke und zur Erstellung neuer Werke mittels künstlicher Intelligenz verwendet werden.
Die Fotograf*innen bleiben auch bei Übertragung der ausschließlichen (exklusiven) Nutzungsrechte berechtigt, ihre Fotos zu Zwecken der Eigenwerbung selbst zu verwenden bzw. verwenden zu lassen.

b) Redaktionelle Aufträge

Die Auftraggeberinnen erwerben Nutzungsrechte nur in dem vertraglich (Angebot, Auftrag, Rahmenvereinbarung) festgelegten Umfang. Wurde keine Vereinbarung getroffen, wird grundsätzlich nur ein einfaches Nutzungsrecht eingeräumt, zur einmaligen Verwendung zu dem von den Kundinnen angegebenen Zweck und in der Publikation und in dem Medium oder Datenträger, welche/-s/-n die Kundinnen angegeben haben oder welche/-s/-r sich aus den Umständen der Auftragserteilung ergibt. Veröffentlichungen im Internet oder die Einstellung in digitale Datenbanken sind vorbehaltlich anderweitiger Vereinbarungen zeitlich begrenzt auf die Dauer der Veröffentlichungszeiträume des entsprechenden bzw. eines vergleichbaren Print- oder Online-Objektes.
Ausschließliche Nutzungsrechte, medienbezogene oder räumliche Exklusivrechte oder Sperrfristen müssen gesondert vereinbart werden und bedingen einen Aufschlag von mindestens 100 % auf das jeweilige Grundhonorar.
Jede über Ziffer IV b)1 hinausgehende Nutzung, Verwertung, Vervielfältigung, Verbreitung oder Veröffentlichung des Bildmaterials ist honorarpflichtig und bedarf der vorherigen ausdrücklichen Zustimmung der Fotografinnen. Dies gilt auch für jegliche Aufnahme in und Weitergabe an dritte Datenbanken.
Veränderungen des Bildmaterials durch Foto-Composing, Montage oder durch elektronische Hilfsmittel zur Erstellung eines neuen urheberrechtlich geschützten Werkes sind nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung der Fotografinnen und nur bei Kennzeichnung mit [M] gestattet. Auch darf das Bildmaterial nicht abgezeichnet, nachgestellt fotografiert oder anderweitig als Motiv benutzt werden. Das Bildmaterial darf durch die Kundinnen oder im Auftrag der Kundinnen nicht für KI-Lernzwecke und zur Erstellung neuer Werke mittels künstlicher Intelligenz verwendet werden.
Die Kundinnen sind nicht berechtigt, die ihnen eingeräumten Nutzungsrechte ganz oder teilweise auf Dritte, auch nicht auf andere Konzern- oder Tochterunternehmen, zu übertragen. Jegliche Nutzung, Wiedergabe oder Weitergabe des Bildmaterials ist nur gestattet unter der Voraussetzung der Anbringung des von den Fotografinnen vorgegebenen Urhebervermerks in zweifelsfreier Zuordnung zum jeweiligen Bild.
Die Einräumung der Nutzungsrechte steht unter der aufschiebenden Bedingung der vollständigen Bezahlung sämtlicher Zahlungsansprüche der Fotografinnen aus dem jeweiligen Vertragsverhältnis.
Die Fotograf*innen bleiben auch bei Übertragung der ausschließlichen (exklusiven) Nutzungsrechte berechtigt, ihre Fotos zu Zwecken der Eigenwerbung selbst zu verwenden bzw. verwenden zu lassen und ihre Fotos nach Ablauf einer vereinbarten Sperrfrist einer Zweitverwertung zuzuführen.